Comment organiser une soirée événementielle ?

La soirée événementielle permet d'associer l'image de l'entreprise à des festivals et des moments de joie. Son but est de transmettre des informations et de faire forte impression. Par conséquent, la communication autour de cet événement et la gestion des invités doivent être impeccables. Pour cela, nous vous proposons dans cet article les règles à respecter.

Une soirée événementielle : pourquoi ?

Organisée un auto entrepreneur évènementiel, la soirée événementielle est l'occasion de regrouper tous vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs et vos partenaires. Avec un public aussi large, il faut informer, convaincre et gérer. Un objectif considérable, mais qui peut apporter des bénéfices significatifs.

Par ailleurs, la soirée vous permettra également de garder vos invités, et en même temps renforcer votre confiance dans l'entreprise.

Quelles sont les étapes fondamentales de l'organisation d'une soirée événementielle ?

Organiser une soirée événementielle demande beaucoup de temps et d'énergie. Ainsi, pour avoir toutes les chances de son côté, il est important de ne pas se fier au hasard. À cet effet, il faut préconiser l'utilisation d'une plateforme de gestion en ligne pour le suivi quotidien de votre progression.

Tout d'abord, avant la soirée :

  • Définissez le public cible de l'événement :  clients potentiels, partenaires, fournisseurs, employés, etc ;
  • Lister les orateurs possibles ;
  • Créer un site Web événementiel avec une image active ;
  • Télécharger les informations utiles dont les participants auront besoin ;
  • Créer et télécharger des programmes : animations, événements, restauration ... ;
  • Envoyez des dates de sauvegarde, des invitations, des rappels ... ;

Ensuite pendant la soirée :

  • Utilisez des applications de connexion comme YouChek pour accueillir les invités ;
  • Partager les badges générés sur la plateforme de gestion en ligne ;
  • Communiquez en temps réel sur les réseaux sociaux ;
  • Continuer à enregistrer des vidéos de diverses interventions ;
  • Vidéo en direct pour atteindre le public cible ;

Enfin après la soirée :

  • Envoyez un e-mail de remerciement à toutes les personnes qui était présentes ;
  • Évaluer les activités avec des questionnaires de satisfaction ;
  • Analysez votre bénéfice et votre impact grâce aux informations statistiques mises à jour automatiquement sur la plateforme numérique.